Mēs bieži nosūtām daudzus dokumentus, izmantojot Microsoft Outlook. Tagad padariet savu saziņu efektīvāku ar dokumentiem ar Outlook pievienojumprogrammu, DocSend DocSend for Outlook padara dokumentus efektīvāku un nozīmīgāku saziņas kanālu. Pēc tam, kad būsit to instalējis, varēsiet piekļūt saviem failiem un viegli izveidot DocSend saites tieši tad, kad jums būs nepieciešams visvairāk, t.i., kad jūs sūtat e-pastu. Tomēr DocSend for Outlook ir vairāk nekā tikai dokumentu un pielikumu nosūtīšana. Lasīt tālāk, lai uzzinātu par šo jauno pievienojumprogrammu Microsoft Outlook.
DocSend for Outlook
Sāksim ar pamatiem. DocSend nav jauna lietotne; tā jau kādu laiku ir bijusi šeit. Tomēr DocSend kā Outlook pievienojumprogramma ir jauna lieta. Sākotnēji tas ir analītisks rīks dokumentiem; īpaši tiem, kurus jūs sūtāt pa e-pastu. Mēs bieži brīnāmies, kad nosūtām dokumentu pa e-pastu; vai persona šo dokumentu ir redzējusi vai nav. Turklāt; Attiecībā uz konfidenciāliem dokumentiem mēs vēl vairāk uztraucamies, ja dokumenta saņēmējs to tālāk pārsūtījis. Izmantojot DocSend, jūs varat uzzināt, kas notiek ar jūsu dokumentu. No zināšanām, kad persona to atvēra, cik reizes, neatkarīgi no tā, vai tā tika lejupielādēta vai ne, un vai tā tika pārsūtīta kādam; jūs varat sekot līdzi visam, izmantojot DocSend.
Tagad šis rīks ir pieejams programmā Outlook Mail. DocSend for Outlook veic tādu pašu darbu, ja to lieto kā Outlook Mail papildinājumu. Tā saista jūsu DocSend kontu ar Outlook Mail, lai padarītu dokumentu saziņu vieglāku.
Lai saņemtu programmu DocSend for Outlook, viss, kas jums jādara, ir apmeklēt savas mājas lapu, lai to lejupielādētu bez maksas. Šī ir tīmekļa lietotne, kas tiek atvērta pārlūkprogrammā. Vienkārši pierakstieties ar rīku.
Inside DocSend for Outlook
Tagad nedaudz vairāk par DocSend rīku. Kad esat pieslēdzies DocSend, jūs varat redzēt nākamo informācijas paneli.
DocSend funkcijas ir līdzīgas jebkuram citam dokumentu koplietošanas rīks. Tas izveido saites katram dokumentam, kuru kopīgojat ar saviem kontaktiem. Jūs pat varat izveidot dažādas saites vienam dokumentam, lai saglabātu sava dokumenta izsekošanu. Katru reizi, kad saņēmējs noklikšķina uz saites, jūs saņemsit statistiku par dokumentu. Piemēram, Apmeklēt statistiku ir redzams šādā attēlā:
Kā lietot DocSend programmā Outlook
Tā kā mēs esam sapratuši, kā darbojas DocSend, tagad apskatīsim, kā DocSend darbojas Outlook Mail.
Kad esat pierakstījies ar DocSend, Outlook paketē varat redzēt pievienojumprogrammu. Noklikšķiniet uz Jauns pasts un skatiet jaunizveidotā pasta vēstules loga labajā pusē. Meklējiet šādu ikonu zilā krāsā.
- Atļaut (vai neatļaut) anonīmu apskatei
- Atļaut (vai aizliegt) lejupielādi
- Iestatīt (vai nav iestatīts) derīguma termiņu
- Passcode aizsargāt (vai nenosakāt dokumenta paroli)
Katrā no četrām cilpām ir labajā pusē ieslēgtas un izslēgtas pogas. Tādā veidā jūs varat izlemt (un kontrolēt), ko saņēmējs var darīt ar dokumentu. Piemēram, ja izvēlaties "Atļaut lejupielādi", izvēloties "Izslēgts", adresāts varēs skatīt tikai dokumentu, taču to nevarēs lejupielādēt savā datorā. Līdzīgi jūs varat arī iestatīt dokumenta derīguma termiņu, iestatot opciju "Iestatīt derīguma termiņu" "Ieslēgts".
Ja jūsu dokuments nav aizsargāts ar paroli, neuztraucieties! Tagad jūs varat iestatīt paroli, izmantojot programmu DocSend programmā Outlook. Vienkārši uzklikšķiniet uz ieslēgšanas / izslēgšanas pogas "Passcode protect" priekšā un pēc tam varat ievietot paroli.
Secinājums
Mēs domājam, ka DocSend for Outlook ir labs līdzeklis dokumentu pārvaldīšanai. Lielākā daļa problēmu, kas saistīta ar dokumentiem, piemēram, nosūtīšana, aizsargāšana ar parolēm un adresātu saraksta pārvaldība, ar DocSend programmā Outlook var tikt labi risinātas. DocSend blogā varat izlasīt emuāru pakalpojumā DocSend for Outlook.
Paziņojiet mums, ka izmantojat šo rīku.
