AutoText funkcija jau ilgu laiku ir daļa no Office, bet tagad tā ir daļa no Quick Parts, kas tika pievienota Office 2007. Papildus AutoText ierakstiem, Quick Parts funkcija ļauj ievietot dokumentu īpašības (piemēram, nosaukumu un autoru ) un lauki (piemēram, datumi un lapu numuri). Quick Parts un AutoText ierakstus sauc arī par "Building Blocks", un Word nāk ar daudziem iepriekš izveidotajiem blokiem. Varat arī pievienot tik daudz pielāgotu celtniecības bloku, cik vēlaties.
PIEZĪME. Iepriekš esam rakstiski rakstījuši tekstu no citiem dokumentiem Word, lai jūs varētu ievietot atkārtoti lietojamu saturu citos dokumentos, kas tiks automātiski atjaunināti. Šajā raksta apspriežamais triks ir līdzīgs kā AutoText ieraksta izmantošana. Tomēr, ja saturs tiek ievietots, izmantojot ierakstu AutoText, šis saturs NAV tiks automātiski atjaunināts, mainot ierakstu AutoText.
Tur ir arī cita programmatūra, piemēram, bezmaksas PhraseExpress for Windows, kas veic līdzīgu uzdevumu sistēmu. Tas ir lieliski, jo tas darbojas katrā lietotnē, nevis tikai Word, bet AutoText ir dažas savas priekšrocības, proti, tam ir vairāk formatēšanas iespēju (īpaši Word-specific), nevis PhraseExpress, un tā ir pieejama visur, kur ir Word. Tātad, ja jums nav atļauts instalēt trešās puses programmas savā darba datorā, piemēram, jūs joprojām varat izmantot automātisko teksta ievadi.
AutoText ierakstus varat saglabāt tikai veidnēs, nevis pašos dokumentos. Pēc noklusējuma jaunie AutoText ieraksti tiek saglabāti Normal.dotm veidnē. Tas ierobežo jūsu AutoText ierakstu pieejamību tikai jūsu mašīnai, ja vien jūs nedalāsiet savu Normal.dotm veidni ar citām mašīnām. Varat pievienot AutoText ierakstus pielāgotajām veidnēm, taču ar to ir ierobežojumi, kurus mēs šajā rakstā aplūkosim vēlāk.
Kā izveidot jaunu automātisko teksta ierakstu
Lai sāktu, izveidojiet jaunu Word dokumentu un ievadiet saturu (tekstu, attēlus, tabulas u.c.), ko vēlaties pievienot kā automātiskās teksta ierakstu. Pēc tam izceliet saturu un noklikšķiniet uz cilnes "Ievietot".
Ja vēlaties, lai jūsu teksta teksta ievades teksts tiktu saglabāts ar rindkopas formatējumu visiem ieraksta punktiem, ieskaitot pēdējo rindkopu, pārliecinieties, vai jūsu izvēlē ir iekļauta pēdējās rindkopas atzīme. Šī punkta zīme saglabā rindkopas formatējumu. Ja rindkopas beigās neievērojat rindkopas atzīmi, tad, kad to ievietojat, šis punkts ņem apkārtējā teksta rindkopas stilu. Ja katras rindkopas beigās jūs neredzat rindkopu, varat izvēlēties to parādīt, izmantojot opcijas. Jebkura rakstzīmju formatēšana, kuru jūs izmantojāt savam AutoText saturam, tiek automātiski saglabāta ierakstā AutoText.
PIEZĪME. Varat pamanīt opciju Saglabāt izvēli ātrās daļas galerijai, kas pieejama tieši izvēlnē "Ātrās daļas". Šī opcija pievieno izvēlēto tekstu kā ierakstu "Ātrās daļas", nevis ierakstu "AutoText". "Quick Parts" un "AutoText" ieraksti ir gan pamatelementi. Jūs varat pievienot ierakstu šādā veidā, taču mēs gatavojamies apspriest to pievienošanu kā ierakstu AutoText.
Mēs iesakām padarīt jūsu AutoText ierakstu nosaukumus pietiekami atšķirīgus, lai ievadītu katru ierakstu dokumentā, jums ir jāievada tikai dažas vārda zīmes. Ja vairākiem AutoText ierakstiem ir ļoti līdzīgi vārdi, jums būs jāieraksta pietiekami daudz vārdu, lai Word zinātu, kuru ierakstu vēlaties ievietot.
Nolaižamajā sarakstā "Iespējas" varat norādīt, kā ieraksts tiek ievietots dokumentā. Ja ievietojat nelielu teksta daļu, piemēram, uzņēmuma nosaukumu, izvēlieties "Tikai ievietot saturu", kurā kursora ievade ir ievietota teksta saturā. Jūs varat arī ievietot saturu kā savu rindkopu vai savā lapā (ideāls, lai izveidotu standarta seguma lapas).
Pieņemiet noklusējuma iestatījumu nolaižamajā sarakstā Saglabāt. Tas automātiski saglabās ierakstu automātiskajā veidnē.
Kad esat iestatījis savu jauno ierakstu AutoText, noklikšķiniet uz "OK".
Kad aizverat pēdējo Word dokumentu, kuru esat atvēris, var parādīties šāds dialoglodziņš, kurā tiek jautāts, vai vēlaties saglabāt Normal.dotm veidnes izmaiņas, ja esat ieslēdzis opciju, kurā tiek piedāvāts saglabāt parasto veidni. Lai saglabātu savu AutoText ierakstu veidnē "Normal.dotm", noklikšķiniet uz "Saglabāt".
Kā ievietot automātisko teksta ievadi dokumentā
Tagad, kad esam izveidojuši jaunu AutoText ierakstu, ievietosim to dokumentā. Izveidojiet jaunu Word dokumentu vai atveriet esošu. Noklikšķiniet uz cilnes "Ievietot" atkal un pārejiet peles kursoru uz "AutoText" nolaižamajā izvēlnē. Jūs ievērosiet, ka pievienotais automātiskā teksta ieraksts ir pieejams tieši apakšizvēlnē "AutoText". Izvēlieties to, lai šajā ierakstā ievietotu saturu.
Kā ieslēgt "Rādīt automātiskās aizpildīšanas ieteikumus"
Ja, ievadot AutoText ieraksta nosaukumu, jūs neredzat automātiskās pabeigšanas ieteikumu, iespējams, jums būs jāiespējo opcija Rādīt automātiskās pabeigšanas ieteikumus.
Lai ieslēgtu "Rādīt automātiskās pabeigšanas ieteikumus", atveriet esošu Word dokumentu vai izveidojiet jaunu un noklikšķiniet uz cilnes "Faili".
Kā rediģēt pašreizējā automātiskā teksta ieraksta saturu
Pieņemsim, ka esat pārcēlies uz jauno māju, un jums ir jāmaina sava adrese automātiskās teksta ierakstā. Tas ir viegli izdarāms. Vienkārši ierakstiet ierakstu tā, kā vēlaties, jaunā Word dokumentā, atlasiet to un pēc tam piekļūstiet apakšizvēlnei "AutoText", kā mēs iepriekš diskutējām. Izvēlieties opciju Saglabāt izvēli AutoText galerijai apakšnozarē zem esošajiem ierakstiem AutoText.
PIEZĪME: atcerieties, ka, mainot ierakstu AutoText, NAV mainās šī ieraksta saturu nevienā esošajā dokumentā, kurā to jau esat ievietojis. AutoText ieraksta pārskatītais saturs tiek izmantots tikai ievietojot ierakstu jebkurā laikā pēc tā maiņas.
Kā rediģēt esošās automātiskās teksta ievades rekvizītus
Papildus ieraksta AutoText satura rediģēšanai varat arī mainīt ieraksta īpašības, piemēram, veidni, kurā tas tiek saglabāts, kategoriju un tā tālāk.
Lai to izdarītu, izveidojiet jaunu Word dokumentu vai atveriet esošu. Noklikšķiniet uz cilnes "Ievietot" un pēc tam noklikšķiniet uz pogas "Izpētīt ātrās detaļas" sadaļā "Teksts". Nolaižamajā izvēlnē atlasiet "Building Blocks Organizer".
Pēc ieraksta "Adrese" izvēles noklikšķiniet uz "Rediģēt rekvizītus" zem "Celtniecības bloku" saraksta.
Kā izdzēst AutoText ierakstu
Ja atklājat, ka vairs nevajag autoteksta ierakstu, to var izdzēst no celtniecības bloku kolekcijas. Lai dzēstu ierakstu AutoText, atveriet dialoglodziņu "Building Blocks Organizer", kā aprakstīts pēdējā sadaļā. Izvēlieties tekstu AutoText, kuru vēlaties dzēst, un noklikšķiniet uz "Dzēst" zem "Building blocks" saraksta.
Vecākas versijas Word (2003 un iepriekš) ļāva jums kopēt AutoText ierakstus no vienas veidnes uz citu. Tomēr no 2007. gada Word 2007 šī funkcija tika noņemta.
