Kad esat iegādājies Word dokumentu, kas ir nedaudz pārāk liels, vispirms mēģiniet saspiest tajā attēlus. Daļēji tas ir tādēļ, ka vietnēs, piemēram, How-To Geek, ir rakstīti visaptveroši raksti, kas paskaidro, kā to izdarīt, un daļēji tāpēc, ka labi, šķiet, ka attēli, šķiet, palielina Word dokumenta izmēru ārpus saprāta. Jums vajadzētu iet tālāk un sekot padomiem, kurus mēs rakstījām šajā rakstā, jo, ja jums ir attēli, tie jums palīdzēs.
Bet, ja jums nav izveidoti attēli, vai arī jūs esat sekojuši šiem padomiem un jums ir nepieciešams samazināt faila izmēru, mēs esam ieguvuši jūs. Mums ir daudz padomu, lai kopīgotu, tāpēc esam sadalījuši tos lietās, kas noteikti palīdzēs samazināt Word dokumenta lielumu, lietas, kas varētu palīdzēt, un dažus bieži ieteiktus padomus, ar kuriem nevajadzētu apgrūtināt.
Sāksim.
Padomi, kas noteikti palīdzēs samazināt dokumenta izmēru
Ne katrs redzamais ieteikums jums noderēs. Dažreiz tas ir tāpēc, ka tie neattiecas uz jūsu situāciju (ja jums nav attēlu, tad padomi par attēlu saspiešanu nebūs lietderīgi), bet dažreiz padomi ir vienkārši nepareizi. Mēs esam pārbaudījuši visus padomus šajā sadaļā, tāpēc mēs zinām, ka viņi strādā.
Pārveidojiet savu dokumentu DOCX formātā
Microsoft izlaida DOCX formātu Office 2007, tādēļ, ja jūs joprojām izmantojat.doc formātu, ir pienācis laiks konvertēt. Jaunākais.docx faila tips būtībā darbojas kā ZIP fails, saspiežot dokumenta saturu, tāpēc, vienkārši pārveidojot.doc failu uz.docx formātu, jūsu dokuments tiks samazināts. (Tas attiecas arī uz citiem Office formātiem, piemēram, Excel (.xls to.xslx), PowerPoint (.ppt līdz.pptx) un Visio (.vsd uz.vsdx).)
Lai konvertētu.doc failu, atveriet to Word un noklikšķiniet uz File> Info> Convert.
Mēs to izmēģinājām ar 20 lappušu paraugu.doc failu, kurā bija seši attēli, dažādas tabulas un formatēšanas zīmes. Sākotnējais.doc fails bija 6,001 KB, bet pārveidotā.docx faila svars bija 721 KB. Tas ir 12% no sākotnējā izmēra. Nekas cits, ko mēs iesakām zemāk, darīs vēl vairāk, lai samazinātu faila lielumu, tādēļ, ja jums ir.doc faili, kurus varat konvertēt uz.docx, jūsu darbs var tikt pabeigts.
Ievietojiet attēlus, nevis kopējot un ielīmējot tos
Kad jūs kopējat un ielīmējat attēlu savā dokumentā, Word nodrošina noteiktus pieņēmumus par to, kā ar to rīkoties. Viens no šiem pieņēmumiem ir tas, ka vēlaties, lai ielīmētais attēls būtu BMP formāts, kas ir liels faila veids vai dažreiz PNG, kas joprojām ir diezgan liels. Vienkārša alternatīva ir ielīmēt attēlu rediģēšanas programmā, saglabājot to kā mazāku formātu, piemēram, JPG, un pēc tam izmantojiet Insert> Picture, lai vietā ievietotu attēlu.
Ievietojot šo mazo ekrānuzņēmumu tieši tieši citā tukšajā Word dokumentā, dokumenta izmērs ir no 22 KB līdz 548 KB.
Protams, jūs ne vienmēr varat izvairīties no tā. Dažreiz jums būs vajadzīga labāka attēla kvalitāte, kuru var piedāvāt tādi formāti kā BMP un PNG. Bet, ja tas ir mazs attēls vai arī jums nav nepieciešama īpaši augsta kvalitāte, izmantojiet vieglāku svara formātu un var palīdzēt ievietojot attēlu.
Kamēr jūs saglabājat attēlu, veiciet to rediģēšanu
Kad rediģējat attēlu programmā Word, tas saglabā visus jūsu attēla labojumus kā daļu no dokumenta. Ja ierakstāt attēlu savā dokumentā, Word joprojām saglabā pilnu oriģinālo attēlu. Mainiet attēlu melnbaltā krāsā, un Word joprojām saglabā oriģinālo pilnkrāsu attēlu.
Tas nevajadzīgi palielina dokumenta izmēru, tādēļ, kad esat veicis izmaiņas jūsu attēlos, un jūs esat pārliecināts, ka šie attēli nav jāatgriež, Word var atcelt rediģēšanas datus.
Bet labāk, nekā noņemiet nevajadzīgus datus no sava dokumenta, vispirms nevajadzīgi nevajadzīgi dati jūsu dokumentā. Jebkuri labojumi, kurus jūs varat veikt, pat vienkāršus, piemēram, apgriezumus vai bultas pievienošanu, vislabāk var izdarīt attēlu redaktorā, pirms ievietojat attēlu dokumentā.
Saspiediet visus savus attēlus vienā virzienā
Jā, sākumā mēs teicām, ka šis raksts bija par cits veidi, kā samazināt faila izmēru, bet lielākā daļa rakstu par šo tēmu parāda, kā saspiest attēlus pa vienam (ieskaitot mūsu rakstu), un šeit, izmantojot How-To Geek, mēs esam gatavi atrast labākus veidus, kā rīkoties.
Noklikšķiniet uz File> Save As> More Options. (Ja jums ir OneDrive, ja ir ieslēgts AutoSave, jums var būt "Saglabāt kopiju", nevis "Saglabāt kā".)
Izvēlieties savas izvēles, noklikšķiniet uz "Labi" un pēc tam saglabājiet jauno dokumenta versiju ar visiem saspiestajiem attēliem.
Pārtraukt burtu pievienošanu dokumentā
Ja vien jūs neizmantojat neparastu fontu no galaktikas tālu, tas ir gandrīz drošs, ka ikviens, ar kuru jūs kopīgojat dokumentu, varēs to lasīt, izmantojot savu Word kopiju (vai bezmaksas alternatīvu, piemēram, Libre Office). Tātad, kāpēc jūs vēlaties iztīrīt vietu savā failā, iegādājoties fontus? Pārtrauciet šo notikumu, dodoties uz Fails> Opcijas> Saglabāt un izslēdzot opciju Iegult fontus failā.
Pārtraukt pārējo failu ievietošanu, ja varat
Mēs nesen parādījām, kā Word dokumentā ievietot vai saistīt Excel izklājlapu (un jūs to varat izdarīt arī ar citiem failiem, piemēram, PowerPoint prezentācijām vai Visio diagrammām). Ja jūs varat izveidot saiti uz izklājlapu, nevis ievietot to, jūs ietaupīsiet lielāko daļu Excel faila lieluma. Jūs to visu nesaglabāt, jo saistītā izklājlapa joprojām saglabās nelielu izmēru, bet jūsu dokuments būs daudz mazāks ar saiti, nevis pilnu iegultu. Protams, ir saites trūkumi, kā arī ieguvumi, tāpēc noteikti izlasiet šo rakstu, lai to izprastu, pirms to izdarīsiet.
Pārtraukt dokumentu sīktēlu saglabāšanu
Atpakaļ dienā Word ļauj jums saglabāt dokumenta sīktēlu, lai Windows varētu parādīt priekšskatījumu programmā File Explorer. Šajās dienās File Explorer var to paveikt pati, un tai nav nepieciešama Word palīdzība, taču šī opcija joprojām ir jūsu dokumentā. Mūsu 721KB testa dokumentā, pagriežot šo opciju, faila lielums palielināts līdz 3247 KB. Tas ir 4,5 reizes lielāks par sākotnējo failu - neko. Šis iestatījums atradīsies sadaļā Faili> Informācija> Rekvizīti> Papildu rekvizīti.
Šo iestatījumu varat arī izslēgt dialogā "Saglabāt kā", kur to sauc par nedaudz pareizāku "Saglabāt sīktēlu".
Noņemiet personisko un slēpto informāciju no sava dokumenta
Ne tikai ir personiska informācija, kas pievieno dokumenta izmēru, bet tā arī potenciāli sniedz jūsu lasītājiem informāciju, kuru jūs nevēlaties, lai tā būtu. Var būt arī informācija, kas ir formatēta kā slēpta, un, ja jums dokuments nav nepieciešams šajā slēptajā tekstā, kāpēc no tā nevarat noņemt?
Noņemiet šo nevajadzīgo informāciju no sava dokumenta, pārvietojot to uz Fails> Informācija> Pārbaudīt problēmas un pēc tam noklikšķinot uz pogas Pārbaudīt dokumentu.
Izslēgt automātisko atkopšanu (ja jūs uzdrošināsit)
Viens no Word lieliskajām funkcijām - patiesībā viena no lielajām ikvienas Office lietotnes funkcijām - ir AutoRecover.Šī funkcija nodrošina regulāru failu dublēšanu strādājot, tādēļ, ja Word avārijas vai jūsu dators neparedzīgi restartējas (piemēram, ja operētājsistēma Windows veic sistēmas atjaunināšanu nakti), nākamajā reizē jūs tiksiet parādīts ar automātiski atjaunotām atvērto dokumentu versijām. Vārds Protams, visas šīs versijas papildina jūsu faila izmēru, tādēļ, ja izslēdzat automātisko atkopšanu, jūsu fails būs mazāks.
Atveriet failu> Opcijas> Saglabāt un izslēdziet opciju Saglabāt automātiskās atgūšanas informāciju ik pēc [x minūtēm].
Vienkārši brīdiniet, ka jums vairs nebūs AutoRecover versijas, tādēļ, ka Word avārijas vai nebeidzas, jūs zaudēsiet visu savu darbu kopš pēdējās reizes, kad to esat saglabājis.
Kopēt visu Brand-jaunajā dokumentā
Darbojoties ar dokumentu, Word palīdz jums saglabāt dažādas lietas fonā. Mēs esam parādījuši, kā to iespējams izslēgt, un kā izdzēst datus, ko iegūst Word, bet jūsu dokumentā, visticamāk, joprojām nebūs vajadzīgas. Ja atrodat sev šāda veida dokumenta izmēra slīdēšanu, varat izveidot jaunu dokumentu un pēc tam nokopēt visu uz to.
Sāciet, izveidojot jaunu tukšu dokumentu. Izvēlieties visu pašreizējā dokumentā esošo saturu, nospiežot Ctrl + A. Jaunajā dokumentā nospiediet Ctrl + V, lai ielīmētu visu. Tas kopē visu tekstu, sadaļas, formatējumu, lapas izkārtojuma opcijas, lappušu numerāciju-viss, kas jums nepieciešams.
Jūsu jaunajam dokumentam nebūs neviena iepriekšējā fona ietaupījuma, automātiskās atkopšanas informācijas vai iepriekšējās versijas, un tam vajadzētu samazināt faila lielumu.
Ņemiet vērā, ka to darot, tiks kopēti visi jūsu attēlu rediģēšanas dati, tādēļ, iespējams, vēlēsities vispirms to no sākotnējā dokumenta noņemt, pirms viss kopējies ar jauno dokumentu. Ja jums tā nav, tas nav liels darījums. Jūs joprojām varat noņemt to no jaunā dokumenta.
Mēs nevaram pateikt, cik tas tiks ietaupīts, jo tas varētu būt kaut kas no dažiem kilobaitiem līdz daudz megabaitiem, bet tas vienmēr ir vērts darīt, ja vēlaties noņemt no dokumenta tik daudz tauku.
Kā prēmiju mēs esam arī redzējuši šo kopiju / ielīmi jaunā dokumenta trikā, lai atrisinātu dīvainas kļūdas Word dokumentos, kurus grūti izsekot citādi.
Padomi, kas Varētu būt Palīdziet samazināt dokumenta izmēru
Daži padomi šķietami palīdzētu, bet ar tiem mēs nevarējām iegūt pozitīvu rezultātu. Mēs nerunājam, ka tie nepalīdzēs samazināt faila izmēru, taču šķiet, ka jums būs nepieciešams konkrēts apstākļu kopums, lai gūtu no tiem labumu. Mēs ļoti iesakām vispirms izmēģināt padomus no iepriekšējās sadaļas un pēc tam atdot tos, ja nepieciešams.
Izslēgt fona Ietaupa
Jo sarežģītāks ir dokuments, un jo ilgāk tas ir bijis kopš tā saglabāšanas, jo ilgāk tas var notikt, lai saglabātu, noklikšķinot uz pogas Saglabāt. Lai palīdzētu to apkaunot, programmā Word ir iestatījums File> Options> Advanced ar nosaukumu "Atļaut fonu saglabāšanu".
Žūrijas viedoklis ir par to, vai mainās faila izmērs. Atstājot dokumentu, kas atvērts, izmantojot šo iestatījumu, mūsu testa dokumenta lielums nav mainījies (turpretī AutoRecover atstāšana ir ieslēgta izdarīja palielināt faila lielumu). Izmaiņas, kas veiktas aptuveni 30 minūšu periodā, arī neļāva ievērojami mainīt dokumenta izmēru, neatkarīgi no tā, vai ir ieslēgta vai izslēgta funkcija "Atļaut fona saglabāšanu". Arī tas neizslēdzas, mainot, cik ātri dokuments tika saglabāts.
Īsi sakot: tas ir atkarīgs no jums. Ja to izslēdzat, faila izmērs netiek samazināts, tāpēc atstājiet to, jo tas, ko tas Word pats automātiski saglabā, ir laba lieta.
Konvertēt uz RTF un pēc tam konvertēt uz DOCX
RTF apzīmē bagātināta teksta formātu, un tas ir atvērts standarts dokumentiem, kas nodrošina nedaudz vairāk formatējumu nekā vienkāršs teksts, bet ne visi DOCX zvani un svilpes. Ideja pārveidot DOCX uz RTF ir tāda, ka tā noņem visu papildu formatējumu un slēptos datus, lai, saglabājot RTF failu kā DOCX failu, faila izmērs būtu mazāks.
Konvertējot mūsu 20 lappuses, 721 KB testa dokumentu uz RTF, faila lielums tika pagriezts līdz 19,5 MB (tāpēc neizmantojiet RTF, ja vēlaties nelielu failu). Pārvēršot to atpakaļ uz DOCX, tika izveidots 714 KB liels fails. Tas ir 7 KB ietaupījums - mazāk nekā 1%, un tā kā RTF nevarēja apstrādāt kādu no vienkāršajiem tabulas formatējumiem, kurus izmantojām, mums bija jāformatē …, kas palielināja izmēru līdz 721 KB.
Šķiet, ka šim dokumentam nebūs daudz priekšrocību, jo īpaši, ja mūsdienu DOCX ir tik daudz formatēšanas iespēju, ka RTF nevar rīkoties.
Pārvērst par HTML un pēc tam pārvērst atpakaļ uz DOCX
Tā ir tāda pati ideja kā konvertēšanai uz RTF, izņemot to, ka HTML ir tīmekļa formāts. Mūsu reklāmguvumu pārbaude rāda gandrīz identiskus rezultātus, izmantojot RTF.
Mēs to izmēģinājām mūsu 721 KB DOCX failā un pārveidoja to 383 KB HTML failā.Pārvēršot to atpakaļ uz DOCX, tika izveidots 714 KB fails. Tas ir ietaupījums 1% apmērā, taču tas notika ar formatējumu, īpaši virsrakstiem, un tie būtu jāpārstrādā.
Atlaidiet dokumentu un saspiediet to
Dokuments DOCX ir saspiestā fails, piemēram, arhīvs, kuru veicat ar 7-Xip vai WinRar. Tas nozīmē, ka varat to atvērt, izmantojot vienu no šiem rīkiem un redzēt visu saturu. Viens gals, ko jūs varētu redzēt, ir iegūt visus failus no DOCX, pievienot tos saspiestā arhīvā un pēc tam pārdēvēt šo arhīvu DOCX faila paplašinājumam. Hei presto, jums ir Word dokuments, kas ir saspiests! Teorētiski tas izklausās ticami, bet, izmantojot gan 7-Zip, gan WinRar un dažādus arhīva formātus, mēs noskaidrojām, ka katru reizi, kad mēs mēģinājām atvērt.docx failu, kuru esam izveidojuši, Word teica, ka šis fails ir bojāts.
Iespējams, ka šī ideja ir nopietna - mūsu 721 KB faila galarezultātā bija tikai 72 KB, bet mēs to neiesakām, ja vien jūs nevēlaties pavadīt daudz laika, lai spēlētu ar to, lai mēģinātu to iegūt. Arī taupīšana var būt tikai tādēļ, ka kompresijas process ir noņēmis / saspiests kaut ko, kas pārtrauc Word atvērt dokumentu, taču mēs nevaram būt pārliecināti.
Parasti ieteiktie padomi, kas, visticamāk, nedos nekādas atšķirības
Ir daži ieteikumi, kas peld ar internetu internetā skaņa saprātīgi, bet tam nebūs liela ietekme. Tas nenozīmē, ka jums nevajadzētu tos izmēģināt, tikai tāpēc, ka jums nevajadzētu sagaidīt lielu ietekmi uz jūsu dokumenta izmēru.
Noņemt iepriekšējās dokumenta versijas
Word saglabā jūsu dokumenta iepriekšējās versijas, kad jūs strādājat pie tā. Šī ir automātiskās saglabāšanas funkcija, un daži cilvēki iesaka tos dzēst, dodoties uz Fails> Informācija> Pārvaldīt dokumentu un no vecajām versijām.
Tomēr nav jēgas to darīt, jo šīs vecās versijas tiek glabātas Windows failu sistēmā, nevis jūsu Word dokumentā. Izdzēšot tos, dokuments nebūs mazāks. Ja vēlaties no dokumenta noņemt visu iepriekšējās versijas informāciju, vai nu kopējiet saturu pavisam jaunu dokumentu, vai arī veicat failu> Saglabāt kā, lai saglabātu jaunā dokumentā, kā iepriekš tika ieteikts.
Ielīmējiet tikai tekstu, nevis formatējumu
Ja vēlaties kopēt un ielīmēt no viena dokumenta uz savu pašreizējo dokumentu, varat izmantot dažādas ielīmēšanas opcijas.
Mēs to izmēģinājām ar 20 lappušu dokumentu, kuram katrā lapā tika izmantots dažāds teksta formatējums, un vidējā lieluma starpība bija mazāka par 2 KB uz lapu. Tas varētu Būtu svarīgi, ja jums ir 250 + lapas dokumentu, kurā kopējais apjoms būtu aptuveni 0,5 MB, bet vai jums tiešām būs 250 lapu Word dokuments bez formatējuma? Iespējams, ka ne, jo tas visbiežāk būtu nesalasāms, tāpēc jūs zaudēsiet savus ietaupījumus, kad atkārtoti pievienojat formatējumu.
Jebkurš ieguvums šai metodei, visticamāk, ir līdz galam, kuru mēs iepriekš minējām - kopējiet un ielīmējiet visu dokumentu jaunā dokumentā, lai noņemtu iepriekšējās versijas, vecās rediģēšanas izmaiņas un tā tālāk.
Mainiet lapas izmēru
Word dod iespēju mainīt lapas lielumu, dodoties uz Layout> Size un mainot no noklusējuma "Letter" izmēra. Pastāv padomi, kas peld ar to, ka, ja izvēlēsieties mazāku, bet līdzīgu lielumu, piemēram, "A4", citi lasītāji to neievēro, un jūs saņemsiet nelielu izmēru ietaupījumu.
Mēs to izmēģinājām ar 20 lappušu dokumentu, izmantojot "Letter" izmēru, kas bija 721 KB. Mēs mainījām izmēru uz "A4", "A5" (kas ir puse no "A4" lieluma), un "B5", un mūsu dokuments katru reizi palika nemainīgs - 721 KB. Citiem vārdiem sakot, tas vispār nav mainījies.
Pārtraukt valodu datu iekļaušanu
Ir iestatījums File> Options> Advanced ar nosaukumu "Embed linguistic data", un jūs redzēsiet padomus dažādās vietās, kas jums liks to izslēgt. Uz virsmas tas izklausās saprātīgi - vai papildu valodas dati neuzlabos dokumenta lielumu?
Īsāk sakot, atbilde ir nē, ja izmantojat mūsdienīgu.docx failu. Vārds apstrādā valodas datus aiz ainas, un tajā nav ietverta neviena vieta dokumentā.
Ieslēdzot šo opciju, var nedaudz atšķirties vecāki.doc faili, taču pat tad, ja esat izmantojis rokraksta rīku un Word saglabā kādu "informāciju par rokraksta atpazīšanas labojumu". Pretējā gadījumā nav nekādas atšķirības.
Tas ir mūsu diezgan visaptverošais veids, kā jūs varat samazināt jūsu Word failus līdz izmēram, taču mēs vienmēr meklējam jaunas metodes, lai mēģinātu (vai atbaidīt). Ievērojiet komentārus, ja zināt, ka mēs esam palaiduši garām tehniku, un mēs to pārbaudīsim!
